Dit artikel bevat tips voor de ondernemer die zelf zijn administratie alvast wil ordenen . Wat verstaan we eigenlijk onder de administratie ? Het betreft alle papieren en digitale gegevens van de onderneming . Niet alleen de boekhoudkundige gegevens zoals bankafschriften , kassabonnetjes , kopieën van verzonden en ontvangen facturen, kasboek , voorraadlijsten enz. moeten zeven jaar bewaard blijven , maar ook de overige bedrijfsgegevens zoals contracten , agenda, kilometerverantwoording enzovoort .
Tip : Maak regelmatig backups van digitale bestanden , zodat deze altijd toegankelijk blijven , en niet verloren gaan door bijvoorbeeld een computerstoring of een hack .
Wat heb je nodig voor het zelf boekhouden
Voor een kleinere boekhouding moet één ordner per boekjaar met een stuk of tien tabbladen , een perforator en een nietmachine voldoende zijn . Voor een grotere boekhouding kunt u meerdere ordners aanschaffen .
Deel de ordner(s) in met de volgende tabbladen:
> Kasboek
> Bankboek
> Verkopen
> Inkopen
> Salarisadministratie
> Omzetbelasting
> Overig
Tabblad kasboek
Heeft u te maken met contant geld binnen de onderneming , dan moet u een kasboek bijhouden .
Een kasboek is eigenlijk de zogenaamde portemonnee van de zaak ( op papier dan , een echte portemonnee naast je kasboek kan ook handig zijn ). Ontvangt u veel contante betalingen , dan is de aanschaf van een kassa natuurlijk veel handiger .
Noteer per week of maand het beginsaldo in het kasboek ( hoeveel zit er dan in uw portemonnee ? ) Vervolgens noteert u al de contante inkomsten en uitgaven . Aan het eind van de week of maand berekent u dan het eindsaldo . Dit saldo moet hetzelfde zijn als het bedrag in de “bedrijfsportemonnee” of de kassa . Heeft u een verschil (kasverschil) dan bent u waarschijnlijk een bonnetje vergeten te boeken
Hoe komt u aan een kasboek ?
Een kasboek kunt u bij een (online) kantoorboekhandel kopen . Ook kunt u de kas in excel bijhouden . Tevens bevat ieder (online) boekhoudpakket een kasboek . Vaak is het mogelijk om bonnetjes digitaal in te scannen en door te sturen naar een online boekhoudpakket .
Het bankboek
Het bankboek is niets meer dan alle bankafschriften per jaar op volgorde . Om zakelijke en privé inkomsten en uitgaven niet door elkaar te halen is een aparte zakelijke bankrekening wel zo handig . Als u geen bankafschriften meer ontvangt van de bank ( alles is digitaal tegenwoordig) raad ik u aan deze te downloaden en uit te printen ( eventueel in pdf formaat ) . U bent zelf verplicht deze gegevens zeven jaar te bewaren voor de belastingdienst .
Bij de meeste banken zijn afschriften van een aantal jaren terug niet meer te raadplegen , of tegen betaling . Dus is het beter deze afschriften zelf op te slaan om ze altijd toegankelijk te houden ( voor de belastingdienst ) .
Het verkoopboek
Het verkoopboek is een lijst van alle gemaakte facturen op rekening . Facturen kunt u maken met een factureringsprogramma ( is meestal leverbaar in het online boekhoudpakket ) of maak de facturen met excel .
Met het verkoopboek moet gemakkelijk de omzet gecontroleerd kunnen worden
Het inkoopboek
Achter het tabblad “inkopen” bewaart u alle ontvangen facturen en bonnetjes van aankopen die op rekening ingekocht zijn .
Salarisadministratie
Heeft u personeel in loondienst , dan bewaart u hier alle gegevens betreffende de loonadministratie . U kunt dan denken aan van iedere arbeider een kopie identiteitsbewijs en arbeidscontract , eventuele urenregistratie , gegevens van het aangesloten pensioenfonds en bedrijfsvereniging , arbo enz enz . Duidelijk moet zijn of er sprake is van een vast of een tijdelijk arbeidscontract .
Omzetbelasting ( ook wel BTW genoemd )
De aangifte omzetbelasting kunt u zelf of uw boekhouder rechtstreeks vanuit het boekhoudpakket indienen , vele boekhoudpakketten hebben deze optie . Doet u zelf de boekhouding in bijvoorbeeld excel of heeft uw boekhoudsoftware niet de mogelijkheid om rechtstreeks aangifte omzetbelasting te doen dan kunt u als ondernemer inloggen op de website van de belastingdienst ( met digi-d ) en handmatig de btw gegevens invoeren . Doe in ieder geval altijd tijdig aangifte , ook als er in een periode helemaal geen omzet en kosten gemaakt zijn , dan dient u toch BTW aangifte te doen , u geeft dan aan dat er niets afgedragen of teruggevraagd wordt ( de z.g. nihilaangifte )
Overig
Achter het tabblad “overig” bewaart u de gegevens die niet rechtstreeks tot de cijfermatige boekhouding behoren , maar wel zakelijk zijn zoals contracten , abonnementen , verzekeringen , offertes enz enz . Deze gegevens behoren ook allemaal bij de administratie en moeten tijdens een belastingcontrole allemaal ingezien kunnen worden .
Het ordenen van de administratie , hoe te beginnen ?
Door periodiek ( dagelijks , wekelijks , maandelijks ) uw boekhoudgegevens ( bonnetjes , facturen enz ) op volgorde van datum te rangschikken en achter het juiste tabblad in de ordner te steken voorkomt u zoekwerk achteraf . Dit bespaart tijd en ergernis . Niets is vervelender tijdens het boekhouden om geconfronteerd te worden met zoekgeraakte bonnetjes .
Het ordenen van de administratie , hoe nu verder ?
Nu kunt u regelmatig de geordende boekstukken verwerken in het boekhoudpakket of inleveren bij uw boekhouder . Het inleveren van geordende administratiegegevens bij de boekhouder of accountant zal zeker een besparing op boekhoudkosten zijn ( een tas met bonnetjes en brieven moeten toch eerst uitgezocht worden voordat deze verwerkt kunnen worden ) .
Bewaarplicht boekhouding
Alle zakelijke gegevens moeten voor de belastingdienst minimaal zeven jaar bewaard blijven , gegevens betreffende onroerend goed zelfs nog langer . Het betreft gegevens zoals contracten , agenda’s , kilometeradministratie , urenregistratie enz enz . Ook de digitale administratie moet na zeven jaar nog toegankelijk zijn , dus maak regelmatig backups , dataverlies door een vastgelopen computer wordt echt niet meer geaccepteerd .
Succes met het alvast zelf ordenen van de administratie .
auteur : Hans Nientied , eigenaar administratiekantoor JMNAdvies , speciaal voor hulp met boekhouden en belastingzaken . Aangesloten bij het Register Belastingadviseurs .